《商务礼仪》电子公文的八大关系

　　八大关系之一：电子公文与纸质公文

　　电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，越来越多的公文直接在电脑上产生和传输，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时间内，不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。

　　我们应正确认识公文的本质功能——传递信息，理解电子公文与纸质公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的公文新概念。对于电子公文，应根据其特点，制定适合的管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。

　　八大关系之二：电子印章与电子认证

　　对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机，才能印出红章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章。如果发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。

　　实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，如果电子身份认证做好了，电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色的电子印章不可，而应该有电子认证标志。

　　八大关系之三：网络媒体与传统媒体

　　网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体，与传统媒体相比，网络媒体具有检索便利、时效性高、信息发布范围广泛、准确统计受众等优势。一方面，我们应该充分发挥网络媒体的特点，丰富电子公文的信息形态，如可以尝试“多媒体公文”，在电子公文中不仅采用字符，而且采用声音、图像、动画等多种形式，这将大大改善公文的传播效果。另一方面，应该使用网络媒体发布公文信息，甚至可以把网络媒体发布的公文作为标准文本，如在政府网站上，设立专门管理的电子公文发布中心，一旦公文在此发布，就作为正式文本，不可再被更改、删除，在现阶段，不妨尝试在一个单位内部网络上实现，告别“复印—传阅—复印”的传统工作方法，逐步实现无纸化办公。

　　八大关系之四：电子公文与电子档案

　　具有档案保存价值的电子公文，必须要归档保护。电子公文归档后即形成电子档案。对于电子公文的归档管理，不宜一刀切，最好分步走。第一步，先将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。该方法是用可脱机保存的载体将电子公文备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但要保持一定联系。这样，利用纸质公文将电子公文的内容固定，解决电子公文易于被修改的问题，确保其法律效用，还可对电子公文分类组盘，进行著录标引，保留电子公文在检索、存储方面的优点，从而既能高效、方便地利用电子公文，又对电子公文起到了较好的保护作用。第二步，逐步实现文档一体化，该方法是将档案管理工作提前介入电子公文的运作与管理，在电子公文的形成、处理过程中建立电子公文生命周期表，将电子公文与电子档案管理统一起来，有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管与利用实行全过程管理，从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。

　　八大关系之五：公文传输无纸化与文档一体化

　　公文无纸化远程传输（电子公文传输）实际上就是在专用的通信平台上安全收发加密的电子邮件，电子公文传输可以实现一“点”对多“点”的收发功能，简化了繁杂的工作环节和程序，推动了政令的有效快速传达，这不仅是传统发文方式的变革，而且会带来机关办公方式的转变。

　　目前电子公文传输管理通常要求接收单位接收电子公文后，通过彩色打印机，打印成纸质公文，再进入办文过程。实际上，传输的电子公文应直接进入本机关的电子公文运转管理系统，实现公文要素的转换，同时应实现文档一体化，电子公文办理完毕后，直接将公文的基本信息转换到档案管理系统，这样，可大大减少手工操作和重复劳动，避免人为失误。

　　公文处理电子化要真正达到提高办公效率、降低办公成本的目的，必须在电脑网络上实现公文处理全程电子化和无纸化，并实现对上（中央、国家机关）、对下（市、县区）、对左右（党委、政府、人大、政协的部门、直属单位）互联互通。要实现公文处理全程无纸化，必须认可电子公文传输、电子批阅、痕迹修改、电子签名的法律效力。目前，在尚未解决电子公文的法律效力问题之前，比较可行的办法是，将电子公文运作过程中的草稿、定稿打印出来，转成纸质公文，供拟稿人、核稿人、签发人等签署，以暂时解决其法律效力的问题。

　　八大关系之六：公文处理规范化与个性化

　　公文处理包括公文的进出、办理、形成、传递、存贮、归档等流程，电子公文处理系统可以帮助办公人员及时掌握公文的有关信息，并提供查询、统计、打印、催办、领导批阅、归档等功能，起到提高办公效率与质量的作用。在手工方式向电子化方式转变的过程中，流程是要变化的，组织机构、管理方式的变化也会影响公文流程。在公文软件设计中，更应该重视软件开发和办文业务流程的再造和整合，应该用信息技术来规范公文处理。如为了防止公文多头办理，应该取消纸质公文阅办单，改由电脑处理，只有经过电脑登记的公文才能办理，杜绝公文在运行体外循环。在加强公文审核把关的同时，应尽可能简化办文流程，精简操作环节，提高公文运转效率。

　　八大关系之七：公文处理自动化与标准化

　　电子公文处理的自动化、智能化离不开公文处理的标准化，如公文格式标准、电子公文处理标准、电子公文交换格式标准、电子公文处理系统软件设计技术标准等。按照《国家行政机关公文格式》标准，在电子公文处理系统中可自动生成行政机关各个文种的格式，可自动生成公文格式要素的位置、字体、字号，可自动标引主题词，还可自动按规范化的顺序排列主送、抄送单位等。

　　根据公文处理标准，在电子公文处理系统中可设置办理时限、到时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等，在办文中可调阅相关的信息资料，辅助公文写作，可实现自动校对、自动编写公文摘要等。

　　八大关系之八：公文资源共享与安全保密

　　共享与保密历来都是一个矛盾问题。要解决好这个问题，必须加强安全保密工作。电子公文可以同时满足多用户共享要求，但公文的共享并不是没有限制的，而是只能给经过核准的人员使用。在电子公文处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制，并对登录的所有人员的工作时间、对象和操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和登记。此外，不论任何公文数据，系统必须确保其安全，以防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份工作也是至关重要的。